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浅析外包过程质量控制

2020-10-12来源:

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随着社会竞争的日趋激烈,由于科学技术飞速发展和生产力快速提升,顾客要求不断提高,各组织之间竞争加剧,加之政治、经济、社会环境等变化迅速且难以预测风险增大,各组织逐渐意识到仅靠组织自身的资源已不能有效地参与社会竞争,必须充分利用外部供方资源,以减少组织运营风险、提高绩效和获得竞争优势,在这种背景下,采用外包已成为各组织培育核心竞争力、增强竞争优势、适应新时代之需的战略选择[1]。

一、标准要求

质量管理体系标准对外包及外包过程相关要求有:
1 外包

GB/T 19000-2016中3.4.6条将“外包(outsource)”定义为“安排外部组织承担组织的部分职能或过程”;并注明“虽然外包的职能或过程是在组织的管理体系范围内,但是外部组织是处在范围之外”[2]。

2 外包过程

GJB 2366A-2007中3.1条将“外包过程(outsourced process)”定义为“通过被委托方来完成的形成产品的全部或部分的过程。通常是由委托方(甲方)提出研制任务书或直接提供设计文件,由被委托方(乙方)承担设计或制造、试验、测试、运输等的过程”[3]。

注:外协是许多组织对硬件产品外包加工的一种习惯称呼,外协是外包的一种形式。

3 运行的策划和控制

GB/T 19001-2016中8.1条规定“组织应确保外包过程受控(见8.4)”。

GJB 9001C-2017中8.1条增加装备特殊要求“组织应对外包过程进行评审,批准后实施,并监督外包过程的执行。对顾客关注的外包过程,应由组织和顾客共同批准”[4]。

AS 9100D中8.1条增加“组织应建立、实施和保持一个过程,用于策划和控制临时性或永久性工作转移,以确保工作持续符合要求。该过程应确保工作转移的影响和风险得到管理”;并注明“关于从组织到外部供方,或从一个外部供方到另一个外部供方的工作转移的控制,见8.4。关于从组织内部的一处设施到另一处设施,或从外部供方到组织的工作转移的控制,见8.5”[5]。

4 外部提供的过程、产品和服务的控制

GB/T 19001-2016(GJB 9001C-2017、AS 9100D等,以下直接引用其条款)中8.4条规定“组织应确保外部提供的过程、产品和服务符合要求”;“组织应基于外部供方按照要求提供过程、产品和服务的能力,确定并实施外部供方的评价、选择、绩效监视以及再评价的准则。对于这些活动和由评价引发的任何必要的措施,组织应保留成文信息”;“组织应确保外部提供的过程、产品和服务不会对组织稳定地向顾客交付合格产品和服务的能力产生不利影响”;“组织应确保在与外部供方沟通之前所确定的要求是充分和适宜的”。

二、外包过程识别

外包过程是经组织识别的质量管理体系需要的,将其委托给外包方来完成的过程,可包括产品和服务实现中的过程和其他管理过程,它是组织的质量管理体系不可缺少的组成部分,产品和服务实现过程中涉及的任何外包过程均应识别,且不能声明“不适用”,因为外包过程只是产品和服务实现的形式发生变化,其最终产品和服务质量与法律责任并未转移,故组织应对外包过程的实现程度承担最终责任。
1 外包过程范围

外包过程通常是组织业务过程的重要组成部分,与组织外部提供的过程、产品和服务的控制(8.4)紧密相关,并由组织识别、选择、确定。外包过程范围广泛、形式多样,可包含设计或制造、试验、测试、运输等,但只有满足下列所有条件的过程方可纳入外包过程范围。

a)在质量管理体系的范围内;

b)对于组织的运行是必须的;

c)对于质量管理体系实现其预期结果是必须的;

d)组织保有符合要求的责任;

e)组织与外包方存在一定关系,此时,相关方会认为该过程是由组织实施的[6]。

2 外包过程特点

组织在识别外包过程中宜结合外包过程特点,包括但不限于:

a)与质量管理体系相适应;

b)对外包过程负责;

c)控制风险增大;

d)服务属性。

3 影响因素考虑

组织在识别外包过程中应考虑现有内部资源的能力和局限,在充分利用其内部资源及其费效比等因素的基础上,考虑影响因素包括但不限于:

a)对组织提供合格产品和服务能力的潜在影响;

b)组织和外包方各自的控制分工;

c)对外包过程的控制能力;

d)与其他过程产生相互影响。

三、外包过程的控制

A.8条规定“外包总是具有服务的基本特征,因为这至少要在供方与组织之间的接触面上实施一项活动”。由于过程、产品和服务的性质,外部提供所需的控制可能存在不同差异。对外包方以及外包方提供的过程、产品和服务,组织可用基于风险的思维来确定适当的控制类型和控制程度。
1 外包过程识别评审

并不是所有的过程都可以外包。识别过程能否外包,首先要进行评审,只有通过评审并经批准后方能实施外包。

2 外包过程监控

外包过程是由外包方具体实施的过程,组织对外包过程的控制手段是对“外包过程的实施过程”进行有效地监控,外包合同是实施外包过程管理、监督工作的依据,外包过程按8.4+X的原则进行控制。

3 特别关注

外包过程质量控制应重点关注以下几方面;

a)不要混淆外包与采购;

b)不要忽视母公司(集团公司)内子公司间外包过程监控;

c)明确评审与评价的关系及评价重点;

d)强化需确认过程及关键过程控制;

e)适应当前各行业、不同经济模式组织相互进入融合发展的新时代战略需求。

结束语

外包过程是组织业务过程的重要组成,会对组织最终产品和服务符合性产生影响,并且过程外包并不能免除组织满足顾客和法律法规要求所应承担的责任,所以不能删减;同时还应正确识别外包过程,确保对其实施有效控制。外包过程和采购过程虽有很大程度共性,但不能简单等同。外包过程控制可以借鉴采购过程的控制方法,但是外包过程控制的重点是过程质量,只有对过程实施了有效控制,使过程的输出能够稳定的满足规定要求,才能真正实现对外包过程控制的目的。
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