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说句人话有多难?——漫谈体系文件编写现状

2020-12-17来源:

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曾经有过两次客户对我们所编写的体系文件提出的反馈意见,对我触动很大。一个是一同参加审核的中国石化某位领导说:你们写的东西总是感觉和我们不是一个风格,意思对,可看着别扭;另一个是某企业的《质量手册》,经我修订后提交给总经理审批,但总经理却说:我看不懂,估计员工更看不懂。其实,有些体系文件不光是客户看着别扭,我们自己也看着别扭。
自从上世纪九十年代开始接触体系标准以来,我发现自己越来越不会说“人话”了,“建立、实施并保持QHSE管理体系”“相关部门根据相关文件实施并保留相关记录”之类莫名其妙的文字屡见笔端。我们这些靠体系标准吃饭的,到头来却又中标准之毒太深。机械地学习所谓的“体系标准语言”,却把我们自己的语言习惯丢在一边。
“体系标准语言”使用率最高的恐怕就是“建立、实施并保持QHSE管理体系”了,没学过体系标准的,谁也不知道什么意思,就是知道,也感觉别扭。其实这句话的意思很简单,就是“开展QHSE管理体系建设工作”。有的老师跟我咬文嚼字:“建设”只是策划,没有实施和改进的意思。我问:那“开展社会主义建设”难道没有实施、改进吗?企业经常发文:“开展×××建设工作”,其具体做法往往一是策划方案(建立),二是贯彻落实(实施),三是检查、回头看(保持)。所以,“开展QHSE管理体系建设工作”完全可以替代“建立、实施并保持QHSE管理体系”。
经过多年努力,我国的职业健康安全管理理论日趋完善,但一些标准和实际还是存在差异。比如“事件”一般用于政治、社会领域,而在安全领域则称之为“事故、未遂事故”。又比如标准“不符合”,在我国已经通过法规给“隐患”以定义,包括人的不安全行为、物的不安全状态以及管理缺陷,那么还有什么“不符合”不是“隐患”呢?还有“纠正”,我们叫整改等等。由于标准与实际的差异,导致企业在建立体系时要多做一件事,那就是将这个貌似中文的标准再翻译一遍,让它说“人话”。那么标准为什么不直接“说人话”呢?用毛泽东同志当年《反对党八股》中的一句话来讲,可能就是为了“装腔作势,借以吓人”,就是“发誓不要老百姓看”。
还有 “程序文件”,从体系“祖师爷”开始到如今,多少人表面地、机械地理解“程序文件”,并且认为:中国企业没有程序文件。于是乎,开展体系建设十几年来,企业开展了轰轰烈烈的程序文件编写工作,编了一大堆不伦不类的东西,这些东西只是给审核员看看,对于企业来讲,基本上没啥用。 “程序”的定义“为进行某项活动或过程所规定的途径”,标准同时又说“含有程序的文件可称为程序文件”,言外之意,也可以不叫“程序文件”。那么,我们就会知道,在我国企业编制的规章制度、操作规程等就是“程序文件”,而没有必要去编写那些所谓的“程序文件”,形成“两张皮”。
我把此类“体系标准语言”文章称作“体系八股”。在中国,八股与反八股的斗争一直存在着,源远流长。历史上每每探索新的文风,势必列些条条框框,但条条框框一但僵化,便演化为八股,于是便又有有识之士奋笔击之,是时文风便蔚然一新。远有唐宋八大家反对八股文章,近有毛泽东反对党八股,邓小平反对教条、反对本本主义等等。
我每每读到“体系八股”时,就不由得想起诞生于2000多年前的《史记》。在司马迁当时所处的过度讲究藻饰、骈偶、声律和用典的文字环境中,他像躲避瘟疫一般躲避着整齐的“六朝骈文”,力求明白如话、参差错落的自然散句,并把这种散句熔炼得似俗而雅、生动活泼。他还不让古代语文佶屈聱牙的形态出现在《史记》里,而必须文笔干净、平易朴实、灵动流畅,适合当代人阅读。“《史记》,不仅是中国历史的母本,也是中国文学的母本。”(余秋雨《中国文脉》)。
“体系八股”还影响到日常生活。那年兄弟相约清明回乡扫墓,按惯例该由我撰写诔文,寻思诔文格式应该从“时维甲午,序属清明,祖德芬芳,恩被后嗣”等起笔,后终觉过于耗费精力和时间而放弃。到了扫墓的那天,语文并不如我的家弟倒是出人意料地拿出一篇,洋洋得意地说“估计你没时间写,就用我的吧”,倒也是四字一言,四言一句,几乎是用白话文将家中情状一一诉就,语言平实而自然,墓里墓外的都能听得明白,倒是我后给加的收尾“呜呼哀哉,伏惟尚飨”反显得画蛇添足,古板滑稽。
“站在使用者的角度编写文件”,一位老师一语中的!中国有最优美的语言和文字。我们不但没有很好地使用和传承,却又在“体系标准”的影响下败下阵来,这不得不说是一件可悲而汗颜的事。这让我想起一句成语:邯郸学步,说的是“昔有学步於邯郸者,曾未得其髣髴,又复失其故步,遂匍匐而归耳”(《汉书·叙传上》)。
由此,我向同仁们提出编写体系文件要求——说人话!
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