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提升管理体系运行有效性的途径

2021-01-31来源:

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本文列举了企业在运行管理体系过程中存在的部分问题,这些问题导致了体系运行的有效性未能达到预期目标,针对这些问题,本文从企业管理中的多个维度提出了解决途径,以期提升管理体系运行的有效性。


提升管理体系运行有效性的途径

文/杨文文

笔者从 2006年起开始从事管理体系认证的相关工作,接触过各种类型的企业,对管理体系认证的有效性一直非常关注。随着对认证的加深了解、认证审核经验积累以及同企业管理人员的深入沟通,笔者总结了一些规律。

什么是有效性

谈到有效性,首先要明确有效性的概念是什么?有效性是指完成策划的活动和达到策划结果的程度 [1]。这个概念很好理解,完成策划的活动是程序合法,是过程方法的落实,达到策划结果的程度是实现预期,是目标和方向。那么预期、目标和方向是什么?是管理体系在企业运行与标准的符合性吗?这个预期只是认证机构在审核中所关注的预期,却绝不是企业追求的终极目标,只是实现终极目标的一个途径。

影响有效性的症结

通过上述分析,不难看出,企业和认证机构在预期目标方面的差异往往就是管理体系有效性实现的关键所在,但好在这种差异并不矛盾、对立,而且大方向是一致的。好的产品是生产出来的,而不是检验出来的。对于管理体系的有效性,这个说法同样成立,也就是企业是有效性的第一责任人。那企业究竟是如何看待管理体系呢?有部分管理者将其视若珍宝,努力推行。还有部分管理者仅将其作为参与竞争或招投标的敲门砖,装饰门面。还有部分管理者觉得管理体系可有可无,敷衍了事。更有甚者,觉得管理体系是企业的负累,劳民伤财。笔者在企业审核的时候,经常会给企业打个比方:企业运行管理体系,就好比关云长的青龙偃月刀,用的好就是利器、就是宝刀,如果耍不起来,那就势必成为负担。有效性的症结就在于管理层怎么看和怎么用。

管理体系的重要性

管理体系既是国家推行的一个重要管理工具,也是国际管理专家集体智慧的结晶。我国在 20世纪 70年代引入质量管理概念,从全面质量管理发展到质量管理体系,同时还引入了 EMS、OHSMS、FSMS、HACCP等体系,随着社会的进步和管理学的发展,管理体系认证也与时俱进,不断进行更新调整。从政府层面,一直积极引导企业以及相关部门重视管理体系的运行和认证。中国政府网就曾登出新华社文章《认证认可“传递信任,服务发展”》。李克强总理还亲自签批了《关于加强质量认证体系建设促进全面质量管理的意见》。

如何提升管理体系有效性

作为企业的管理者,首先要对管理体系充满信心,甚至产生信仰,再将这种信心和信仰在企业内部传递,领导的切实重视是体系运行有效性的关键,这是方向性问题。战略方向性的问题解决了之后,就是战术方法,大致有以下几个方面。一是科学合理的架构布局,是最基础的工作,也是具有战略意义的“总设计师”工作。明朝《衣锦还乡》第一折就提到:“执锐披坚领大兵,排兵布阵任非轻。”各个部门之间,既要能够相互协作,又要能在职责上相互约束。二是目标管理,科学考核。设立合理的引导目标,并实施科学的考核,会起到一个很好的指挥棒作用。很多企业对经营指标很重视,抓得很紧,但是对管理体系的目标指标却定而不考,或者即使考核了也不会像经营目标那样对被考核人有相应的奖惩。殊不知这些管理体系,无论是质量、环境、职业健康安全,还是食品安全、信息安全等,都是企业生存发展之基。三是杜绝“两层皮”。其实很多企业到最后觉得管理体系只是门面、可有可无、甚至负累,绝大多数是因为“两层皮”,文件不是按照企业的实际运转所编写,实际操作也不是按照文件规定去执行,文件这个“驴头”不对实际操作这个“马嘴”。所以一定要写我所做,做我所写,实事求是,认真执行。四是领导重视,理解先行。领导层的重视也是管理体系运行有效性的起始点和关键点。企业领导层特别是一把手,要认真学习理解管理体系的主体内容,要知道体系的关键点和核心在哪儿?要知道自己作为资源提供者、决策者的角色责任。要切实认清管理体系在企业发展进程中的重要性,有些是竞争力,有些是生命线,是整个企业风险防控的工具,健康发展的法宝。五是核心牵头,全员参与。通常企业在运行某个管理体系时,都由品质部或某个部门牵头,可是这个牵头往往就成了“全责”,体系成了某个部门甚至某个人的事。殊不知一定要调动全员参与,才能真正落实。当然由于整体培训代价高,实现度低,其他非牵头部门往往一时跟不上体系的节奏,但是要整体朝着全员参与的目标推进,加强培训力度,确保在体系中各司其职,整体推进。六是把体系活动和日常工作紧密结合。以管理评审为例,笔者在审核时,很少看到高质量的管理评审材料,经常编造出一套五花八门、毫无意义的管评材料。原因就在于没有把体系活动和日常工作紧密结合起来。几乎每个正常的企业每年都要做一次年终总结,每个部门把过去一年的工作内容、工作成绩、存在问题、数据分析、改进建议等都以报告的形式呈交上来,由最高管理者组织大家评议,再列出第二年相关计划,并明确相应的落实措施、完成期限、负责人员,最后形成报告,这就是一个真实有效的管理评审输入和输出。七是认真应对外部审核,善于利用外部智库。很多企业在面对外部审核时,秉承的态度是瞒天过海、蒙混过关。其实大可不必,应该端正应对审核的态度,利用审核组老师的外部视角去发现平时自己发现不了的问题,利用外部智库寻求更好的解决方案。同时通过外部审核解决一些平常内部因为人情关系阻力很难解决的问题,不断发现问题、解决问题,以期持续改进。总之,管理体系运行是个系统工程,如果运行的有效性能够不断提高,将会成为企业非常强大的核心竞争力,能为企业的发展腾飞贡献更大力量。
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