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CCAA审核员进阶/审核经验

OHSMS审核组及职责

2010-01-07来源:国家注册审核员网

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OHSMS审核组及职责:

1.审核组的作用

        用人单位在按审核规范要求建立了文件化的OHSMS后,就开始了体系的试运作、正常运作。为使之保持良好运作,就必须建立一个自我发现问题、自我完善和自我改进的机制。而实际上,在体系的运作中,总会出现这样或那样的问题,如果没有一个不断发现、改进的机制,则会因问题的不断出现而导致体系运作的日趋困难,直至瘫痪或名存实亡。从这种意义上说,有效的内部审核是克服企业内部惰性,促进体系运作的动力。这也是为什么在第二方、第三方审核中对用人单位是否建立了一个有效的内审机制给予特别重视的原因。

        内部审核员既可来自本企业,也可聘请用人单位外人员。作为内部审核员,担负着“三重角色”的任务:当他在本企业内进行审核时,面对着自己同事,他不得不审慎、公正、努力地工作,是一名权利有限的纯粹的“内部”审核员;而当他对合同方(或供方)进行审核时,他又是作为一名外部审核员的角色,他拥有的权力是明显的,但他也必须非常小心,懂得如何使用这些权力;当他作为中间联系人陪同第二方或第三方审核员参观本企业时,这一角色的重要性和作用是显而易见,必须要精明、反应灵敏。但是,作为内部审核员,不论是作为那种角色的审核员,必须要记住一点,即在审核工作中遵循最好的程序和惯例。

        用人单位的管理者代表应根据审核活动的目的、范围、受审核部门和要素,以及审核日程安排来选定审核组长和审核组成员,建立审核组。

2.审核员的素质要求

(1)审核员的基本条件

         内部审核员必须接受过高中以上的文化教育;必须通过一定程序的培训,具备从事和管理审核工作所要求的技能;必须了解掌握职业安全健康审核规范,并能结合具体实际灵活运用;必须掌握审核技巧和审核方法;必须完全能够制定审核计划、编制 检查表、实施审核和编制审核不符合项报告与审核报告。

(2)审核员的工作经验

          内部审核员必须具有一定的工作经验和管理经验,最好由具有初级职称以上的专业技术人员担任,所需具备的经验有:

①具有从事OHS管理和企业管理的经验,最好有在企业的某一至两个管理部门从事连续三年以上工作的经历。

          ②具有审核经验,作为用人单位的内审员最好具有一定的审核经历,这可采用请进来、送出去的方式对其进行培训,使各个内审员在独立进行内审工作时具有一定的审核经历。所谓请进来即是聘请具有丰富经验的国家注册审核员或其他企业的内审员带领本单位的内审员进行多次内审,指导各位内审员亲自体验内部审核程序和经历,使其通过审核不断积累经验。所谓送出去即是将内审员送到有关认证机构和部门进行审核的现场培训,使其体会审核。

         (3)审核员的个人素质

作为一个合格的内审员,需要具有以下的个人素质要求:

         ①正直诚实。能正当的获取和公正的评定客观证据,审核中不含有个人因素和个人感情,不卑不亢,忠实于审核目的,不受干扰,坚持正确的意见,坦率、成熟、坚毅,不因干扰而导致偏差等。

         ②保密。能百分之百地遵守保密规定,不在公开场合发表与审核组意见相违背的个人意见,不对外泄漏在审核中所看到的和所听到的任何审核情况。

         ③尊重。能尊重同事和被审核部门的所有人员,对审核组其他成员的意见以尊重的态度认真倾听,对被审核部门的有关人员提问时不盛气凌人,公平待人。

         ④服从。能听从审核组长的安排,服从审核组长的指挥。

         ⑤独立性。能始终主意维护审核的独立性,审核结论不应受隐含利益偏念和其他思想的影响,审核中能独立地开展工作。

         ⑥灵活性和随机应变的能力。在审核过程中遇到突发事件能灵活处理,并根据当时具体情况做出反应。

 (4)工作能力的保持

         审核员本人应通过自学或参加审核业务培训,保持审核工作能力,应确保自己掌握的体系标准和要求不过时,确保自己掌握的审核程度和方法行之有效。

 (5)语言与文字表达能力

          审核员能够熟练地应用本国或本地语言,清楚、流利地表达思想和意见,能以通俗易懂的语言与被审核部门人员进行交流和交谈。

          审核员能以文字的形式描述在审核中发现的不符合情况和需进一步观察的情况,以符合逻辑的形式,以通顺易懂的文字编写不符合项报告。

3.审核员的职责

内部审核员是维持、提高体系运行结果的骨干力量。其职责是:

①遵守有关的审核要求,并传达和阐明审核要求。

②参与制定审核活动计划,编制检查表,并按计划完成审核任务。

③将审核结果整理成书面表格,并报告审核结果。

④验证由审核结果导致的纠正措施的有效性。

⑤整理、保存与审核有关的文件。

⑥配合和支持审核组长的工作。

⑦协助受审核部门制定纠正措施,并实施跟踪审核。

⑧参加组织策划的第二方审核。

4.审核组长的素质要求

          选择审核组长时,除具有审核员的素质、职责和经验,还应有能力对审核工作的开展和审核结果作最后的决定。其职责还要:

①协助选择审核组成员。

②制定审核计划。

③代表审核组与受审核部门领导接触。

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