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CCAA审核员进阶/审核经验

审核方法应当注意的一些问题

2010-01-07来源:国家注册审核员网

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       现场审核是在规定时间内取得足以证明体系符合性和有效性证据的过程。审核员的职责之一就是在有限的时间内完成取证任务,把握好审核的有效性和审核的效率。

        然而,我们见到一些审核员,特别是实习审核员,在摆正位置、有效取证、客观评价、和增值审核等方面存在一些问题,常常审核时间不够,审核资料不齐全,影响了审核的有效性和效率。如何改进审核方法,笔者提出以下参考意见。

        1、审核员不是企业的救世主。有些审核员中认为自己的水平很高,企业问题太多,审核员是去帮助企业、提高企业、解救企业的。事实上根本不是那么一回事。企业认证有多种原因,多种需求,多种基础,多种困境,审核员不一定清楚,不一定能解决企业的实际问题。审核说到底就是一种风险把握。质量体系把握产品的质量风险,环境体系把握环境因素控制的风险,安全体系把握危险源控制的风险。你要做出的是建立的体系是否对风险进行了有效控制。不要超越职责,不要无限拔高。企业认证不是万能的,不要夸大认证的作用和效果。因此,审核员应当摆正位置,不要站在领导的角度说话,善于指导工作、评价工作,喜好“谆谆教导”。应该从把握风险的实际出发,找出企业需要整改或应当注意的问题。但是,审核员提出的不一定正确,企业不一定非要整改,要善于让企业自己去评价存在问题的危害和整改的必要性。

        2、审核的过程增值体现在诊断的准确性上。我们说审核要实现过程增值,这是我们的职业道德和职业素养的要求。现在审核要求关注体系的有效性,实际上目前企业的现状,迫使认证机构首先关注的是企业的符合性。审核过程如同医生给求医者(不一定是病人)的诊断过程。如果诊断有效果,体现在诊断的准确性上。病因找出了,药方开对了,治病就有希望了。因此,我们审核的过程增值应当体现审核中发现问题的准确性上。有些人认为审核是审核员在审核企业,实际上是企业在审核审核员,评价审核员。当你真正发现企业存在的问题,发现问题的产生原因,说到企业的“点子”上,企业就会从心底里敬佩你,才能体现出审核机构的水平,企业就会欢迎你下次再去审核,因为企业从中受益,审核实现了过程的增值。

        3、审核中少讲标准,不要去考标准的条款。有些审核员喜欢用自己掌握的标准去要求企业领导,企业的主管人员也应该知道。其实没有必要,我们审核的对象不是审核员。标准条款他不知道,但是知道意思就可以了。记不住条款,能明白条款的要求就不错了。特别是对主要领导,不要用标准的语言去考问领导,不要让他由于对标准不熟悉,因此对审核产生回避政策。如果领导总是回避,害怕回答问题,那样审核的最终目的-----让领导真正从心底里重视认证工作就无法实现。当遇到受审核部门对标准条款理解不透彻时,审核员不要用很多时间去现场讲标准,体现自己的对标准的熟知。要会在取证中告知企业,标准中有哪些要求及其内涵。

        4、不要喜欢“审批”文件,按照企业文件审核。现在的体系文件与企业实际可能相差很多,原因也很多。因此,文审时很难把文件审核到位,有的就是一篇标准的翻版,但是,我们不能说手册不合格。实际上,一本好的体系文件应该是符合标准要求、企业针对性强、具有较强的可操作性、实施中便于监视和测量。因此,手册在文审时,只能是一个“可以接受”的手册。重要的是在审核过程关注手册的针对性、适宜性、有效性。但是,我们有些审核员喜欢过于从语法、用词、用句、标点、符号等方面进行审核,挑剔毛病,审核时花时间去指出企业文件哪里写错了,哪怕一个字,也要求企业现场整改。有些审核员喜欢文件怎么写,我就怎么查,有时明明知道企业这样规定不合适,就是抓住不放,理由是“你自己写的” ,硬要给企业开不合格报告。还有的审核员发现不合格事实时喜欢指点企业是文件写错了,比如工艺文件和实际操作不一致,我们审核员开出的不合格报告中,说文件规定不合适,判到4.2.3条款不符合。其实我们对受审核方的文件,只要其运作和控制思路清楚就可以了,不要抠字眼,找毛病,关键是否写清楚控制的要求和控制方法。

         5、不要纠缠于过细的情节,学会抓大放小。审核中的细节很多,审核员要在心中有一条主线,哪些是必须把握住的,哪些是可以忽略的。比如,企业没有“生产计划”,没有“点检记录”,这很重要吗?不一定,标准中没有明确要求。我们不能用自己的理解,自己的做法,自己的习惯去要求其他企业。审核中不要一查,就问有记录吗?好像没有记录就查不下去了。实际上,标准中明确规定的记录数量是有限的,审核不是检查记录。审核的取证,包括现场的提问、观察、检查、分析、判断和记录。对个别细节,可以采取跳跃式处理方法,不要纠缠,不要抓住不放,不要“斤斤计较”,可以先放一下,看看其他相关环节,确实是个问题时再来补充审核。审核员要学会对关键问题的层层深入,对一般细节的逐一放弃。所谓的关键,就是发现的事实,是否可能造成对体系运行的失效或对产品质量的影响。把握住了这条主线,就把握住了审核的风险。

        以上所述的现象,经常发生在实习审核员中,但是,有些审核员同样存在此类问题。提出来的目的就是让我们经常注意改进审核的方法,本着对企业负责,对自己负责,对认证机构负责的态度,把握好审核的有效性和提高审核的效率。

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